TODOリストを活用して今日やることを絶対やる！

■　ホフスタッターの法則

　一日の業務の８割は、２割の重要な作業が占めている。つまり、一日の勤務時間に「２割の重要な作業」を終わらせてしまえば、一日の業務のほとんどが終わってしまう。こう言うと簡単だが、実際には簡単にいかないのが現実だ。

　まず、「ホフスタッターの法則」というものがあって、予定通りにいかないことがほとんどだ。これは、「作業には予想以上に時間がかかる。」というもので、作業中の会話や電話の受け答えなど、当初予定していなかった作業が、加わり時間をとってしまうという事だ。

　流石にこれらの作業を想定してすることは難しいし、逆に時間の無駄な気もする。１日の限られた業務時間内にいかに効率的に仕事を進め終わらせるかが大切になってくる。

■　TODOリストを必ず書く
　TODOリストは、絶対活用すべきツールだ。紙に今日することをメモっておくだけで、残っている仕事、次の仕事が明確にわかる。特にTODOリストの活用方法で有名なのは、「アイビ･リー方式」や「メリタ方式」がある。

• アイビ・リー方式

　今日する仕事を優先順に１〜６まで書き上げ、そのTODOリストを１から片付けていくという簡単なもの。そして、次の日のTODOを前日に書き、残った仕事があれば次の日のTODOリストに書き加えていく。紙１枚とペンで出来てしまう簡単な作業効率化。１日単位の短期的なTODO管理といえる。

• メリタ方式

　「アイビ・リー方式」が短期的TODO管理だとすれば、これは長期的TODO管理といえる。「メリタ方式」では、365日分のTODOが専用の箱に入っており、朝出社したらその箱からTODOをとり仕事をするというもの。アイビ・リー方式の365日版と言ってもいいかもしれない。

　この２つを見ても分かるように、前日に仕事内容を確認し、次の日に何をするかを明確にして「目標」を設定している。そして、翌日出社しTODOリストの仕事を実行。さらに、次の日の仕事のTODOリストを確認してTODOリストの作成にあたる。

　この流れは、PDCAの流れそのままである。

Ｐ（Plan）･･･TODOリスト作成
Ｄ（Do）･･･リストの実行
Ｃ（Check）、Ａ（Act）･･･本日の仕事の確認と評価、翌日のリスト作成

　TODO管理で、知らないうちに仕事のPDCAを回していることになる。当然、予定外の仕事も入ってくるだろうが、それはＣ（Check）の部分でリストの見直しを行って、TODOリストを書き直せばよい。

　ざっと、TODOリストについて書いたが、TODOリストの良さは実際に試してみないと分からない。自分の上司は、今日の仕事内容を書いたものをくれるが、これは、上司のTODOの中でやらなくてはいけない仕事の一部を割り振っているだけで、上司もTODOを活用して効率的に仕事を終わらそうとしていると思える。

　TODOがあれば、午前中はこの仕事を終わらせておいて、午後にこっちの仕事をやっておこう、とか、この仕事とこの仕事は同時にやった方が効率的だとかが分かってきて、仕事が速くなってきます。

■　仕事スピードを2倍にする
　時間内に仕事が終わらない･･･ならば、仕事スピードを2倍にしたら終わるかもしれません。

　仕事スピードを2倍にすると言いましたが、そう易々とは出来るものでしょうか？

http://business.nikkeibp.co.jp/article/manage/20090508/194128/?P=2&ST=spc_k-change

　自分が何かをするとき、最初に思い浮かぶ完了までの “半分の時間”でそれを済ませられるよう動くことから始めます。やり遂げるまでの時間を従来の8割にするか、3分の1にするか、設定はいろいろ考えられますが、感覚的にも区切りとしても半分がちょうどよい。メールを処理する、企画書を書く、資料を読む……。「１時間かかるかな」と思ったら、30分でやりきってみる。

　仕事のスピード感を身につけ、最終的に半分にするということです。いつもはやっている仕事を、いきなり半分の時間でやるのは不可能でしょう。早くても45分ぐらいはかかるかもしれません。しかし、その仕事をよく見てみるとムダな作業を行っていませんか？ワードやエクセルのようなソフトであれば、ソフトの機能を活用するだけで時間短縮につながるかもしれません。

　TODOリストと仕事スピード感を身に付ければ、仕事を効率的に終わらせることが可能です。是非、TODOリストは試してみてください。最近では、休みにやることも書き出しています。貴重な休日をムダに過ごしたくはありませんから！

＜参考文献＞
仕事や生活で活用できる法則が、一冊にまとめられています。読みやすく辞書のように索引までついているのでブログネタにも使えます。

知っているようで知らない 法則のトリセツ